¿Cómo Mudarse de Oficinas?

Si usted es dueño de una empresa pequeña o mediana o de algún negocio que requiera espacios de oficinas, en este artículo le daremos consejos o más bien una guía para saber cómo mudarse de oficinas o a unas oficinas.

mudarse de oficinas

Mudanza para Empresas y Negocios

Preparar una mudanza de cualquier tipo es algo que se necesita planear desde un principio y que requiere de dos cosas: tiempo y dinero. La verdad ningún tipo de mudanza es barata, quizás algunas resultan más económicas que otras pero siempre habrá gastos en ellas.

Ahora bien, mudarse de oficina o a una oficina no es lo mismo que mudarse de casa, debido a que en las oficinas hay otro tipo de mobiliario que en las casas, además de que implicar el tener que coordinar a todo su personal para que le ayuden y preparen sus cosas.

Moverse de oficina es una tarea que implica la ayuda de todos sus colegas y personal; no es algo que pueda hacer solo una persona. Para lograr el proposito de mudarse de oficina, le ayudaremos con unos pasos básico para comenzar.

Plan de Mudanza

Al mudarse lo que necesita es planear primero montando diferentes escenarios para poder mudarse en la mejor situación. Eso precisamente lo necesita discutir con las personas que lo ayudaran a dirigir y supervisar la mudanza, de tal modo que sea factible realizarla cuando se disponga de una fecha fija.

Por ejemplo, para una empresa pequeña necesitará programar la mudanza al menos ocho semanas antes, aunque lo más recomendable es que lleguen a ser hasta tres meses antes; para empresas mediana o grandes se necesitan periodos de hasta ocho meses antes. Verdaderamente la planeación con tiempo es la clave.

Lo segundo que necesita hacer es tener la suficiente información sobre el espacio nuevo al que se mudará. Revise pisos, que las instalaciones eléctricas funcionen bien, que cuente con bodegas, etc. y lo más importante es determinar la disponibilidad de la oficina.

Algo que le puede ayudar a determinar la disponibilidad de la oficina (en cuanto a espacios), es que compare sus viejas oficinas con las nuevas, vea qué es lo que le falta o carece en la vieja y asegúrese que la nueva satisfaga las necesidades que tiene.

También haga una lista de los posibles problemas que pueda llegar a tener en sus nuevas oficinas, cosas como una área de recepción muy pequeña, pocos o muchos espacios abiertos, un almacén pequeño, paredes despintadas, etc. Todo esto lo ayudará a determinar si necesitará la ayuda de un carpintero o pintor, por ejemplo.

Equipo de Mudanza

La parte que sigue ahora es reunir a todos aquellos que le ayudarán a efectuar la mudanza. La manera en que puede determinar a las personas que le ayudarán es pidiendo voluntarios y reuniendo al menos a todos los encargados de cada área o departamento.

Al determinar a estas personas les delegará responsabilidades, ya que ellos se harán cargo de los escritorios, sillas, archivos, es decir, todo el mobiliario de su departamento o área y no solo el de su oficina.

En el caso de las empresas o negocios pequeños, son menos las personas que necesitará, quizás a lo mucho 5 de su confianza serán suficientes.

Su equipo le puede ayudar a determinar los problemas que hay en su vieja oficina y solucionarlos con la nueva; es importante que integre todos los puntos de vistas posibles para no tener personas inconformes con la decisión que tomó.

Reunión de Mudanza

Quizás al principio no todos necesitan estar enterados de que se mudan, pero cuando ya esté todo bien o lo mejor organizado posible, es necesario informar a todo su personal de que se mudan.

Para esto lo recomendable es agendar una reunión en la que todos asistan obligatoriamente y se les notifique de la mudanza proporcionándoles detalles de la misma. Es importante que con esto este al tanto de las preocupaciones, limitaciones o problemas que puedan tener sus trabajadores con el cambio, ya que para muchos puede ser algo estresante.

Determinar Presupuesto

Para determinar el presupuesto en específico es importante que primero haga una investigación de los tipos de mudanzas que están disponibles y saber si cubren todas sus necesidades.

Ahora, si no está seguro de cuánto puede disponer de presupuesto puede pedir a los servicios de mudanza que le hagan presupuestos y se los envíen, donde le determinen qué le cobran, si cuenta con seguro, si incluye embalaje, etc.

Asignar Tareas

En este punto ya estará casi listo y solo necesita afinar detalles, para esto es muy útil asignar tareas (recuerde, la carga de la mudanza no es solo su responsabilidad), reúna a su equipo de trabajo para hacer una lista de cosas y un horario completo de los días de mudanza.

Después de asignar las tareas los responsables de cada área deben asignar otras a su personal, de tal forma que al final todos terminen cooperando con la mudanza y el trabajo se facilite.

Encontrar los fletes y mudanzas ideales es muy difícil, así que esto se lo puede asignar a otras personas, dándole un par de indicaciones, proporcionando un presupuesto tentativo. Ellos tendrán la exclusiva responsabilidad de encontrar el servicio más apropiado.

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